Control de garantías

Toma el control de las garantías de TTOO en 7+1 sencillos pasos [Actualización]

No hay nada mas tedioso y complicado para un departamento de reservas que llevar el control de las garantías de TTOO (Touroperación).

Por su idiosincrasia son máquinas perfectas para crear overbooking y nos hacen perder oportunidad de venta, de ahí que “cada maestrillo tenga su librillo”. A continuación voy a enseñarte mi truco para controlar estás garantías de TTOO.

Bien es cierto que hay algunos PMS con funciones avanzadas para poder controlar las garantías a la perfección, si ese es tu caso, sigue leyendo por si algún día tienes que volver al excel rudimentario.

Las garantías de TTOO son aquellas habitaciones contratadas por el touroperador o agencia bajo el pago de un depósito, normalmente existen 2 tipos.:

  1. Back to back.: Salen y entran siempre las mismas habitaciones de manera lineal y periódicas, es decir, siempre tendremos X habitaciones lineales del TTOO en la temporada contratada.
  2. Producción.: Suelen contratar un número X de habitaciones diarias con el obligado cumplimientos de un 80-90% de las habitaciones pero siempre con el máximo del 100% de esas X habitaciones. Poniendo como ejemplo 100 habitaciones con obligado cumplimiento de 80 habitaciones habrá días que tengamos 80 habitaciones y otras 95 habitaciones pero nunca excederán de 100.

Para ambos casos siempre utilizaremos el 100% de la garantía, de está manera nos “cubriremos en salud” y podremos tomar el pulso de una manera sencilla.

Para realizar el control necesitaremos que nuestro PMS filtre ocupación diaria por TTOO, una tabla de excel y una formula sencilla.

Paso 1.: En una hoja de excel crearemos 2 hojas, la primera será para hacer nuestro Planning de ocupación y la segunda será para pegar o meter manualmente la ocupación de la garantía.

Paso 2.: Sacaremos las ocupación diaria y la pegaremos en la Hoja “OCUPACIÓN REAL”.: Si tu PMS permite extraer o copiar en formato excel estás de suerte sino te tocará meterlas a mano (Aún así merece la pena) y debería quedar algo parecido a la imagen que muestro a continuación.

*La columna Adultos, niños y cunas realmente no son necesarias para el control de la garantía.

Paso 3.: Como comentaba al principio, nuestro PMS debería tener algún filtro en el apartado de “Booking” u “Ocupación” donde nos deje sacar algún filtro por “TTOO” o “Agencia” que solo nos muestre las habitaciones diarias ocupadas por el TTOO en cuestión , en este caso esta información la pegaremos en la hoja de excel “TTOO”.

 

Paso 4.: En la hoja “OCUPACIÓN REAL” insertaremos 2 columnas después de la columna que nos muestre la ocupación diaria del hotel (En este caso “OCUPADAS”)

Paso 5.: Estas 2 nuevas columnas las nombramos como “GARANTÍA” y “OCUPACIÓN + GARANTÍA” y las utilizaremos para formular y poder sacar los siguientes datos.

Columna “GARANTÍA” = Formularemos la Garantía pendiente. (Paso 6)

Columna “OCUPACIÓN + GARANTÍA” = Formularemos la Ocupación Real + la Garantía pendiente del TTOO. (Paso 7)

Paso 6.: En este paso ya entramos en materia.

Pondríamos en la celda verde correspondiente a la Hoja “OCUPACIÓN REAL” y a la columna “GARANTÍA” (Pendiente) la siguiente fórmula.: =30-TTOO!C2  que paso a detallar a continuación.

30 = Número de habitaciones garantizas por contrato.

TTOO! = Corresponde a la Hoja “TTOO” que hemos creado en el Paso 1.

C2 = Corresponde a la columna “OCUPACIÓN TTOO” de la Hoja “TTOO” del día 01/08/17 .

En el caso concreto del día 01/08/17 tendríamos 30 habitaciones de garantía menos las 20 que ya tiene el TTOO quedarían pendientes 10 habitaciones por guardar al TTOO.

Paso 7.: En este caso en la celda verde correspondiente a la Hoja “OCUPACIÓN REAL” y la columna “OCUPACIÓN + GARANTÍA” pondríamos la siguiente formula =SUMA(SI(D644>0;D644;0).

El código D644 corresponde a la columna “GARANTÍA” del día 01/08/17.

C644 corresponde a la columna “OCUPADAS” que son las reales que hay en el hotel “On the book”.

Con esta formula no aseguramos de que en la columna “OCUPACIÓN + GARANTÍA” en caso de que el TTOO exceda la Garantía contratada no resten los números negativos.

Al realizar dichos pasos nos podremos detectar varias cosas.:

  1. Sabremos con varios días de antelación si el TTOO en cuestión va a vender toda la garantía.
  2. Detectaremos cuando el TTOO ha excedido la Garantía pactada y podremos rechazar reservas que hayan excedido el cupo garantizado.
  3. Podremos realizar paros de ventas con antelación para no crear overbooking.
  4. Estaremos creando un histórico.: Si la Garantía es cíclica podremos tomar el pulso de venta del TTOO y saber con anticipación en que épocas dicho TTOO no es capaz de vender toda su garantía.

ACTUALIZACIÓN.: Paso 8.: ¿Que pasaría si la Garantía tuviese Release y quisiésemos liberar dichas habitaciones?

En este caso tendríamos que crear 2 columnas mas.: “GARANTÍA RELEASE” y “RELEASE”. Realmente se podría formular para no tener que utilizar la columna “GARANTÍA RELEASE” pero me interesa que conozcáis el motivo y el concepto .

Pensemos que HOY es 18 de Enero y con 7 días de antelación podríamos liberar las habitaciones de dicha garantía para poder venderlas. 

En la columna “RELEASE” formularemos lo siguiente.: =A644-HOY(), donde A644 corresponde a la fecha futura 23/01/18 y HOY() sería 18/01/18 tal y como he puesto en el ejemplo, de esta manera sabremos cuantos días quedan hasta la fecha futura que estemos analizando. NOTA.: Con la formula =HOY() conseguimos que excel automáticamente se vaya actualizando con la fecha real en la que nos encontremos.

En la columna “GARANTÍA RELEASE” formularemos los siguiente.: =SUMA(SI(F644>;D644;0)), realmente estamos diciendo a la columna que sume la celda D644 (Garantía Pendiente) si F644 (Release o días que quedan para la fecha que estamos analizando) “solo” si es >7 (Mayor de 7 días, que corresponde al release que tenemos acordado con el TTOO). De este modo si quedan menos de 7 días en la celda nos aparecerán 0 habitaciones de garantía en vez de 20 como aparece en la celda D644.

Ya solo nos quedaría sumar con la formula =SUMA(SI(E644>0;E644;0))+C644, donde E644 es la garantía correspondiente según los días de release y C644 es la ocupación real que ya tenemos en sistema.

Como habréis comprobado se trata de unas simples formulas de excel que pueden ayudarnos a exprimir nuestro inventario a pesar de las garantías de TTOO.

Espero que os sea de ayuda o como principio de nuevas medidas de control que podáis implantar en vuestros hoteles.

¡No te olvides de compartir si crees que puede ser útil para mas gente de tu entorno!

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Francisco Nájera

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