No hay nada mas tedioso y complicado para un departamento de reservas que llevar el control de las garantías de TTOO (Touroperación).
Por su idiosincrasia son máquinas perfectas para crear overbooking y nos hacen perder oportunidad de venta, de ahí que «cada maestrillo tenga su librillo». A continuación voy a enseñarte mi truco para controlar estás garantías de TTOO.
Bien es cierto que hay algunos PMS con funciones avanzadas para poder controlar las garantías a la perfección, si ese es tu caso, sigue leyendo por si algún día tienes que volver al excel rudimentario.
Las garantías de TTOO son aquellas habitaciones contratadas por el touroperador o agencia bajo el pago de un depósito, normalmente existen 2 tipos.:
- Back to back.: Salen y entran siempre las mismas habitaciones de manera lineal y periódicas, es decir, siempre tendremos X habitaciones lineales del TTOO en la temporada contratada.
- Producción.: Suelen contratar un número X de habitaciones diarias con el obligado cumplimientos de un 80-90% de las habitaciones pero siempre con el máximo del 100% de esas X habitaciones. Poniendo como ejemplo 100 habitaciones con obligado cumplimiento de 80 habitaciones habrá días que tengamos 80 habitaciones y otras 95 habitaciones pero nunca excederán de 100.
Para ambos casos siempre utilizaremos el 100% de la garantía, de está manera nos «cubriremos en salud» y podremos tomar el pulso de una manera sencilla.
Para realizar el control necesitaremos que nuestro PMS filtre ocupación diaria por TTOO, una tabla de excel y una formula sencilla.
Paso 1.: En una hoja de excel crearemos 2 hojas, la primera será para hacer nuestro Planning de ocupación y la segunda será para pegar o meter manualmente la ocupación de la garantía.
Paso 2.: Sacaremos las ocupación diaria y la pegaremos en la Hoja «OCUPACIÓN REAL».: Si tu PMS permite extraer o copiar en formato excel estás de suerte sino te tocará meterlas a mano (Aún así merece la pena) y debería quedar algo parecido a la imagen que muestro a continuación.
*La columna Adultos, niños y cunas realmente no son necesarias para el control de la garantía.
Paso 3.: Como comentaba al principio, nuestro PMS debería tener algún filtro en el apartado de «Booking» u «Ocupación» donde nos deje sacar algún filtro por «TTOO» o «Agencia» que solo nos muestre las habitaciones diarias ocupadas por el TTOO en cuestión , en este caso esta información la pegaremos en la hoja de excel «TTOO».
Paso 4.: En la hoja «OCUPACIÓN REAL» insertaremos 2 columnas después de la columna que nos muestre la ocupación diaria del hotel (En este caso «OCUPADAS»)
Paso 5.: Estas 2 nuevas columnas las nombramos como «GARANTÍA» y «OCUPACIÓN + GARANTÍA» y las utilizaremos para formular y poder sacar los siguientes datos.
Columna «GARANTÍA» = Formularemos la Garantía pendiente. (Paso 6)
Columna «OCUPACIÓN + GARANTÍA» = Formularemos la Ocupación Real + la Garantía pendiente del TTOO. (Paso 7)
Paso 6.: En este paso ya entramos en materia.
Pondríamos en la celda verde correspondiente a la Hoja «OCUPACIÓN REAL» y a la columna «GARANTÍA» (Pendiente) la siguiente fórmula.: =30-TTOO!C2 que paso a detallar a continuación.
30 = Número de habitaciones garantizas por contrato.
TTOO! = Corresponde a la Hoja «TTOO» que hemos creado en el Paso 1.
C2 = Corresponde a la columna «OCUPACIÓN TTOO» de la Hoja «TTOO» del día 01/08/17 .
En el caso concreto del día 01/08/17 tendríamos 30 habitaciones de garantía menos las 20 que ya tiene el TTOO quedarían pendientes 10 habitaciones por guardar al TTOO.
Paso 7.: En este caso en la celda verde correspondiente a la Hoja «OCUPACIÓN REAL» y la columna «OCUPACIÓN + GARANTÍA» pondríamos la siguiente formula =SUMA(SI(D644>0;D644;0).
El código D644 corresponde a la columna «GARANTÍA» del día 01/08/17.
C644 corresponde a la columna «OCUPADAS» que son las reales que hay en el hotel «On the book».
Con esta formula no aseguramos de que en la columna «OCUPACIÓN + GARANTÍA» en caso de que el TTOO exceda la Garantía contratada no resten los números negativos.
Al realizar dichos pasos nos podremos detectar varias cosas.:
- Sabremos con varios días de antelación si el TTOO en cuestión va a vender toda la garantía.
- Detectaremos cuando el TTOO ha excedido la Garantía pactada y podremos rechazar reservas que hayan excedido el cupo garantizado.
- Podremos realizar paros de ventas con antelación para no crear overbooking.
- Estaremos creando un histórico.: Si la Garantía es cíclica podremos tomar el pulso de venta del TTOO y saber con anticipación en que épocas dicho TTOO no es capaz de vender toda su garantía.
ACTUALIZACIÓN.: Paso 8.: ¿Que pasaría si la Garantía tuviese Release y quisiésemos liberar dichas habitaciones?
En este caso tendríamos que crear 2 columnas mas.: «GARANTÍA RELEASE» y «RELEASE». Realmente se podría formular para no tener que utilizar la columna «GARANTÍA RELEASE» pero me interesa que conozcáis el motivo y el concepto .
Pensemos que HOY es 18 de Enero y con 7 días de antelación podríamos liberar las habitaciones de dicha garantía para poder venderlas.
En la columna «RELEASE» formularemos lo siguiente.: =A644-HOY(), donde A644 corresponde a la fecha futura 23/01/18 y HOY() sería 18/01/18 tal y como he puesto en el ejemplo, de esta manera sabremos cuantos días quedan hasta la fecha futura que estemos analizando. NOTA.: Con la formula =HOY() conseguimos que excel automáticamente se vaya actualizando con la fecha real en la que nos encontremos.
En la columna «GARANTÍA RELEASE» formularemos los siguiente.: =SUMA(SI(F644>;D644;0)), realmente estamos diciendo a la columna que sume la celda D644 (Garantía Pendiente) si F644 (Release o días que quedan para la fecha que estamos analizando) «solo» si es >7 (Mayor de 7 días, que corresponde al release que tenemos acordado con el TTOO). De este modo si quedan menos de 7 días en la celda nos aparecerán 0 habitaciones de garantía en vez de 20 como aparece en la celda D644.
Ya solo nos quedaría sumar con la formula =SUMA(SI(E644>0;E644;0))+C644, donde E644 es la garantía correspondiente según los días de release y C644 es la ocupación real que ya tenemos en sistema.
Como habréis comprobado se trata de unas simples formulas de excel que pueden ayudarnos a exprimir nuestro inventario a pesar de las garantías de TTOO.
Espero que os sea de ayuda o como principio de nuevas medidas de control que podáis implantar en vuestros hoteles.
