Toma el control de las garantías de TTOO en 7+1 sencillos pasos [Actualización]

Francisco Nájera
agosto 18, 2017
Control de garantías

No hay nada mas tedioso y complicado para un departamento de reservas que llevar el control de las garantías de TTOO (Touroperación).

Por su idiosincrasia son máquinas perfectas para crear overbooking y nos hacen perder oportunidad de venta, de ahí que «cada maestrillo tenga su librillo». A continuación voy a enseñarte mi truco para controlar estás garantías de TTOO.

Bien es cierto que hay algunos PMS con funciones avanzadas para poder controlar las garantías a la perfección, si ese es tu caso, sigue leyendo por si algún día tienes que volver al excel rudimentario.

Las garantías de TTOO son aquellas habitaciones contratadas por el touroperador o agencia bajo el pago de un depósito, normalmente existen 2 tipos.:

  1. Back to back.: Salen y entran siempre las mismas habitaciones de manera lineal y periódicas, es decir, siempre tendremos X habitaciones lineales del TTOO en la temporada contratada.
  2. Producción.: Suelen contratar un número X de habitaciones diarias con el obligado cumplimientos de un 80-90% de las habitaciones pero siempre con el máximo del 100% de esas X habitaciones. Poniendo como ejemplo 100 habitaciones con obligado cumplimiento de 80 habitaciones habrá días que tengamos 80 habitaciones y otras 95 habitaciones pero nunca excederán de 100.

Para ambos casos siempre utilizaremos el 100% de la garantía, de está manera nos «cubriremos en salud» y podremos tomar el pulso de una manera sencilla.

Para realizar el control necesitaremos que nuestro PMS filtre ocupación diaria por TTOO, una tabla de excel y una formula sencilla.

Paso 1.: En una hoja de excel crearemos 2 hojas, la primera será para hacer nuestro Planning de ocupación y la segunda será para pegar o meter manualmente la ocupación de la garantía.

Paso 2.: Sacaremos las ocupación diaria y la pegaremos en la Hoja «OCUPACIÓN REAL».: Si tu PMS permite extraer o copiar en formato excel estás de suerte sino te tocará meterlas a mano (Aún así merece la pena) y debería quedar algo parecido a la imagen que muestro a continuación.

*La columna Adultos, niños y cunas realmente no son necesarias para el control de la garantía.

Paso 3.: Como comentaba al principio, nuestro PMS debería tener algún filtro en el apartado de «Booking» u «Ocupación» donde nos deje sacar algún filtro por «TTOO» o «Agencia» que solo nos muestre las habitaciones diarias ocupadas por el TTOO en cuestión , en este caso esta información la pegaremos en la hoja de excel «TTOO».

 

Paso 4.: En la hoja «OCUPACIÓN REAL» insertaremos 2 columnas después de la columna que nos muestre la ocupación diaria del hotel (En este caso «OCUPADAS»)

Paso 5.: Estas 2 nuevas columnas las nombramos como «GARANTÍA» y «OCUPACIÓN + GARANTÍA» y las utilizaremos para formular y poder sacar los siguientes datos.

Columna «GARANTÍA» = Formularemos la Garantía pendiente. (Paso 6)

Columna «OCUPACIÓN + GARANTÍA» = Formularemos la Ocupación Real + la Garantía pendiente del TTOO. (Paso 7)

Paso 6.: En este paso ya entramos en materia.

Pondríamos en la celda verde correspondiente a la Hoja «OCUPACIÓN REAL» y a la columna «GARANTÍA» (Pendiente) la siguiente fórmula.: =30-TTOO!C2  que paso a detallar a continuación.

30 = Número de habitaciones garantizas por contrato.

TTOO! = Corresponde a la Hoja «TTOO» que hemos creado en el Paso 1.

C2 = Corresponde a la columna «OCUPACIÓN TTOO» de la Hoja «TTOO» del día 01/08/17 .

En el caso concreto del día 01/08/17 tendríamos 30 habitaciones de garantía menos las 20 que ya tiene el TTOO quedarían pendientes 10 habitaciones por guardar al TTOO.

Paso 7.: En este caso en la celda verde correspondiente a la Hoja «OCUPACIÓN REAL» y la columna «OCUPACIÓN + GARANTÍA» pondríamos la siguiente formula =SUMA(SI(D644>0;D644;0).

El código D644 corresponde a la columna «GARANTÍA» del día 01/08/17.

C644 corresponde a la columna «OCUPADAS» que son las reales que hay en el hotel «On the book».

Con esta formula no aseguramos de que en la columna «OCUPACIÓN + GARANTÍA» en caso de que el TTOO exceda la Garantía contratada no resten los números negativos.

Al realizar dichos pasos nos podremos detectar varias cosas.:

  1. Sabremos con varios días de antelación si el TTOO en cuestión va a vender toda la garantía.
  2. Detectaremos cuando el TTOO ha excedido la Garantía pactada y podremos rechazar reservas que hayan excedido el cupo garantizado.
  3. Podremos realizar paros de ventas con antelación para no crear overbooking.
  4. Estaremos creando un histórico.: Si la Garantía es cíclica podremos tomar el pulso de venta del TTOO y saber con anticipación en que épocas dicho TTOO no es capaz de vender toda su garantía.

ACTUALIZACIÓN.: Paso 8.: ¿Que pasaría si la Garantía tuviese Release y quisiésemos liberar dichas habitaciones?

En este caso tendríamos que crear 2 columnas mas.: «GARANTÍA RELEASE» y «RELEASE». Realmente se podría formular para no tener que utilizar la columna «GARANTÍA RELEASE» pero me interesa que conozcáis el motivo y el concepto .

Pensemos que HOY es 18 de Enero y con 7 días de antelación podríamos liberar las habitaciones de dicha garantía para poder venderlas. 

En la columna «RELEASE» formularemos lo siguiente.: =A644-HOY(), donde A644 corresponde a la fecha futura 23/01/18 y HOY() sería 18/01/18 tal y como he puesto en el ejemplo, de esta manera sabremos cuantos días quedan hasta la fecha futura que estemos analizando. NOTA.: Con la formula =HOY() conseguimos que excel automáticamente se vaya actualizando con la fecha real en la que nos encontremos.

En la columna «GARANTÍA RELEASE» formularemos los siguiente.: =SUMA(SI(F644>;D644;0)), realmente estamos diciendo a la columna que sume la celda D644 (Garantía Pendiente) si F644 (Release o días que quedan para la fecha que estamos analizando) «solo» si es >7 (Mayor de 7 días, que corresponde al release que tenemos acordado con el TTOO). De este modo si quedan menos de 7 días en la celda nos aparecerán 0 habitaciones de garantía en vez de 20 como aparece en la celda D644.

Ya solo nos quedaría sumar con la formula =SUMA(SI(E644>0;E644;0))+C644, donde E644 es la garantía correspondiente según los días de release y C644 es la ocupación real que ya tenemos en sistema.

Como habréis comprobado se trata de unas simples formulas de excel que pueden ayudarnos a exprimir nuestro inventario a pesar de las garantías de TTOO.

Espero que os sea de ayuda o como principio de nuevas medidas de control que podáis implantar en vuestros hoteles.

¡No te olvides de compartir si crees que puede ser útil para mas gente de tu entorno!

*Nota.: He decidido eliminar los pop-up de Newsletter para no interrumpir la lectura pero puedes seguirme en la diferentes redes sociales para estar al tanto de las novedades a través de los iconos circulares. 😉

Seguir en redes sociales:

Quizás te interese:

Revenue Manager en tiempos del COVID 19

Revenue Manager en tiempos del COVID 19

El COVID 19 nos ha llegado a todos de imprevisto. Tratar de encontrar soluciones a la falta de demanda que nos asola no es un ejercicio individual, mantén la calma y la cabeza fría. Seguramente tu establecimiento hotelero haya cerrado o vaya a cerrar en breve, tu...

En serio, sé que esto de las cookies cansa pero es que me obligan ¿Que le hago?. Si continúas navegando estás dando tu consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR
Aviso de cookies