Cotización de Grupos.: 11 Pasos + 1 Excel para automatizar precios y cupos

La cotización de grupos es la gran olvidada del hotel a la hora de hacer la conversión de tarifas estáticas a tarifas dinámicas.

No es raro ver hoteles totalmente adaptados al entorno de tarifas dinámicas, con Channel Manager, Rate Shopper y hojas de excel con unos dashboard mas que aceptables que aún planifican una plantilla de tarifas estáticas para cotizar grupos al mas puro estilo de la touroperación tradicional.

Esta estrategia puede hacer que todos tus esfuerzos para maximizar ingresos se vean truncados por un grupo cotizado por debajo o por encima de valor de mercado.

Alguno pensará que si el grupo está valorado por encima de valor de tarifas dinámicas “pues mejor que mejor” pero nada mas lejos de la realidad. Si el cliente que contrata el grupo ve que puede acceder a mejores tarifas a través de una mayorista o el mismo contratador es una mayorista, te obligará a subir el precio en online por encima de valor de mercado o por el contrario te obligará a recotizar el grupo dando sensación de descontrol o intento de engaño por parte del hotel.

Para que esto no te suceda nunca mas, he ideado un planning que podrás adaptar a tu propio booking con el que podrás trabajar diariamente.

A continuación paso a detallarte paso a paso como hacerlo para que no tengas ninguna complicación, no obstante al final del articulo podrás descargar el excel para que puedas indagar mucho mas.

Para el ejemplo hemos inventado un hotel de 200 habitaciones.

Paso 1.: Establecer el nombre de los niveles.

En este paso nombraremos los Niveles y entre paréntesis pondremos el descuento a aplicar sobre la tarifa dinámica.

Paso 2.: Títulos / fechas y configuración de la pestaña de los niveles.

En este paso daremos forma al informe donde necesitaremos las siguientes columnas.:

B.: Día de la semana

C.: Fecha

D.: Nivel de Grupo

E.: Fórmula Niveles (Esta columna la podremos ocultar al final de la configuración)

F.: Cupo de cotización (Cupo que podrá cotizar el responsable de grupos sobre e total de habitaciones del hotel)

G.: Mínimo de estancias.

H.: Ocupación real del hotel.

A continuación pinchamos en la celda D6 y nos vamos al menú superior de excel pinchando en Datos > Validación de datos > Elegimos la opción “Lista”.

Paso 3.: Seleccionamos las celdas que contienen los nombres de los niveles que hemos creado previamente.

Paso 4.: El resultado debe ser como el que vemos en la imagen

Paso 5.: Establecemos los porcentajes de habitaciones que vamos a otorgar a cada Nivel.

Siguiendo la lógica de que el Nivel N1 es el mas restrictivo y el N6 el menos, estableceremos que porcentaje de habitaciones vamos a dejar para que puedan ser vendidas para grupos.

N1 = 0% de Habitaciones

N2 = 25% de habitaciones

N3 = 50% de habitaciones

N4 = 65% de habitaciones

N5 = 85% de la habitaciones

N6 = 100% de las habitaciones

Tomando como ejemplo la primera parte de la fórmula tendremos que escribir el nombre del Nivel tal y como lo hemos creado y entrecomillado, en este caso, “N1(0%)” y acto seguido en porcentaje “0” que sería igual al 0% de las habitaciones. (Si fuese el 25% deberiamos poner 0,25)

Paso 6.: Vamos a configurar el número de habitaciones que quedarán para cotizar teniendo en cuenta la ocupación actual.

En la celda F6 formularemos =(200*E6)-H6

200 = Son las habitaciones del hotel

E6 = Es el porcentaje del Nivel (Ejemplo 1 = 100% de la habitaciones, esta celda ya la hemos configurado previamente para que se actualice automáticamente en el Paso 5)

H6 = Es la ocupación real del hotel

Paso 7.: Establecemos los Niveles a nuestra conveniencia y arrastramos las fórmulas.

Si tomamos como ejemplo el Lunes 02/04/2018 hemos establecido que podremos cotizar con un 10% de descuento el 65% de las habitaciones totales (Configurado en el Paso 5)

Paso 8.: Seleccionamos las celdas de la Columna “Cupo de Cotización” y pulsamos sobre la selección botón derecho > formato celda y elegimos la opción de 0 decimales y negativos en rojo.

Para que entendáis bien el funcionamiento de las fórmulas voy a explicar que sucede en diferentes días.:

Lunes 26/03 .: Tiene un Nivel 6 que supone que podemos cotizar con un 15% de descuento sobre nuestra tarifa ONLINE el 100% de nuestra habitaciones. Como tenemos un hotel de 200 habitaciones (100% de la habitaciones) pero tenemos ocupadas 108 el “cotizador” nos permite meter 92 reservas de grupo.

Martes 03/04 .: Tiene un Nivel 4 que supone que podemos cotizar con un 10% de descuento sobre nuestra tarifa ONLINE el 65% de nuestra habitaciones. Como tenemos un hotel de 200 habitaciones (100% de la habitaciones) pero tenemos ocupadas 119 habitaciones el “cotizador” cálcula el 65% de las habitaciones de las 200 habitaciones del hotel, en este caso 130 – 119 ocupadas = 11 disponibles para cotizar como grupo.

Paso 9.: Continuamos con las celdas de “Cupo de Cotización” seleccionadas y vamos al menu de excel Inicio > Formato Condicional y configuramos Valora de la celda “menor que 0” y en el formato seleccionamos el color rojo.

El paso 8 y 9 son puramente estéticos, pero de esta manera en vez de tener números negativos de restar habitaciones para cotizar mayores que las disponibles por la ocupación real, tendremos una celda en Rojo a modo de “No disponible para cotizar”.

Paso 10.: Pinchamos sobre la letra “E” para seleccionar toda la columna y damos a botón derecho del ratón y seleccionamos “Ocultar”.

Paso 11.: Resultado final 😀

Descarga.: Modelo Excel cotización de Grupos

 

Espero que os sea de ayuda y que vuestros compañeros de grupos no os vuelvan a pedir que bajéis precio por haber cotizado por encima de precio dinámico ONLINE 😜

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Francisco Nájera

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