El Early Booking.: Fiel amigo del Revenue Manager

El Early Booking es el fiel amigo que te ayudó fechas donde nadie se acordaba de tu hotel , que te hizo colchón cuando las reservas de última hora no llegaban y que dibujó el futuro para poder enviar previsiones a los distintos departamentos del hotel cuando veían una nebulosa a lo lejos.

Los Early Booking son descuentos por compra anticipada y los hay para todos los gustos y colores, pero enfocándome en el mundo vacacional los dividiría en dos grandes grupos.:

Early Booking de TTOO.:

En los hoteles vacaciones es muy común seguir trabajando con Tarifas Estáticas y aunque la tendencia nos llevaba hacia un panorama de mayoría dinámica ha supuesto un retroceso debido a la inestabilidad de zonas como Egipto, Turquía y otras zona del Norte de África y Oriente Medio. Esta situación ha hecho que los TTOO quieran asegurarse camas a toda costa en destinos como España o Portugal.

Como he comentado alguna vez las Tarifas Estáticas de TTOO no tienen porque ser del todo malas si seguimos algunas indicaciones y sabemos controlarlas (Te aconsejo leer este artículo para saber como exprimir al máximo tu Booking si trabajas con Garantías de TTOO)

¿Como sé que descuento aplicar y para qué momento?

Bien, vayamos por partes. Antes de aplicar el descuento tendremos que saber con qué antelación reserva cada TTOO pero como no vamos a tener tantas tarifas como TTOOs estaría bien saber con qué antelación reservan en cada país, de esta manera aplicaremos Early Booking por paises*.

Consejo.: Si estas tarifas estáticas van a salir públicas como “solo hotel” en canales B2C es mejor que apliques un solo Early Booking para todo el mundo, si por el contrario sabes con seguridad que estas tarifas saldrán empaquetadas por estar vinculadas a algún Touroperador de Aerolínea no deberías tener ningún problema.

Para realizar esto es necesario poder realizar un Pick Up por nacionalidades. Si tu PMS no guarda esta información o no dispones de un RMS (Revenue Management System) que te lo muestre, te tocará hacer labor de investigación e ir tanteando reservas para sacar tus conclusiones (Nota.: Esto es una aviso para los Gerentes de Hotel, ¿Veis las oportunidades que perdéis por no contratar un RMS o desarrollar funciones en los PMS?)

Ejemplo de antelación Reino Unido

Una vez tengamos la información nos tocas elaborar los descuentos. En principio esto es mas sencillo ya que si hemos hecho el estudio previo de nuestro histórico sabremos cuantas reservas entraron con Early Booking y cuantas a posteriori así podremos saber que producción esperar de dicho TTOO o Nacionalidad de cliente.

En este ejemplo se ve claramente que los meses mas fuertes son Enero, Febrero y Marzo, pero la suma de reservas anteriores a estas fechas suponen un monto importante por eso en este caso optaría por un doble Early Booking

1º Booking Window hasta el 30/11 para estancias del 01/05 al 31/10

2º Booking Window del 01/12 al  31/01 para estancias del 01/05 al 31/10

*Info.: En los contratos de TTOO los contratos se firman por temporadas de Invierno y Verano siendo el Invierno el tramo del 01/11 al 30/04 y el Verano del 01/05 al 31/10

Consejo.: No os preocupéis si os quedáis cortos con el Booking Window de Early Booking, siempre hay opción de enviar una prolongación de Early Booking que recibirán con los brazos abiertos todos los TTOO. Si por el contrario vemos que están vendiendo mas de la cuenta con Early Booking podremos cerrar ventas y abrir de nuevo una vez haya pasado el primer tramo de Early Booking.

Early Booking Dinámico.:

Bajo mi punto de vista, el hotel siempre debe tener un promoción “marca de la casa”, ya se llame Early Booking o No Reembolsable. La hostelería es un negocio que genera ansiedad y debemos transmitírsela de alguna manera al cliente poniendo el cebo de un descuento condicionado.

Hoy en día gracias a los Channel Manager podemos manejar los descuentos de Early Booking de manera muy dinámica. Hace un tiempo esto no era así ya que dependíamos de la carga que se hiciese en la extranet de la OTA en cuestión, que en muchos casos solo permitía un descuento lineal por tarifa.

El release o antelación que debe tener esta promoción dependerá en gran medida de las promociones que tenga la competencia y de la antelación media que tengan nuestros clientes del canal B2B y B2C.

De esta manera podríamos encontrarnos con esta situación.:

*Release 7 días

Consejo.: Cuanto mas bajo sea el Release y mas restrictiva la política de cancelación peor forecasting podremos hacer de nuestro booking ya que estaremos promoviendo las reservas de última hora y las cancelaciones de Tarifas mas flexibles por estas otras, con lo cual desvirtuamos las producciones futuras y las cancelaciones en nuestro sistema.

 

Como hemos podido comprobar las promociones Early Booking pueden tener distintos usos pero tenemos tenemos que tener en cuenta algunos detalles. Espero que os haya servido este post para activar o mejora tus promociones.

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Francisco Nájera

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